首先,企業(yè)面臨著日趨激烈競爭,降低成本成了立足市場的一個關(guān)鍵。據(jù)專家的經(jīng)驗,展覽業(yè)的行情取決于經(jīng)濟景氣狀況。景氣時,企業(yè)有較為寬松的預(yù)算,大大小小的展覽會都樂得參加,而且要求豪華的展臺,口袋里的鈔票好象取之不盡。然而遇到經(jīng)濟不景氣,他們就會就得縮手縮腳,遲疑不決,即使參加展覽會,也不敢鋪張,場地布置只好因陋就簡。從總的情況看,企業(yè)在展覽會方面的支出日趨緊縮,所以不少企業(yè)采取了丟卒保車的策略,即放棄小的展覽會,集中人力物力于大的展覽會。
第二,其它媒體手段的迅速發(fā)展,使得企業(yè)有了多種信息轉(zhuǎn)播和與外界聯(lián)系的渠道,因此一種有一定代表性的觀點認為,既然企業(yè)通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以超越時間和空間的限制,與任何人聯(lián)系,那么就不一定象以前一樣非參加展覽會不可,換言之,與那些時興的電子媒體相此,從“趕集”發(fā)展而來的展覽會似乎顯得落伍了。
展覽行業(yè)的前景究竟如何?對此持樂觀態(tài)度的業(yè)內(nèi)人士提出了有力的論據(jù),這就是展覽會上那種廠商與觀眾面對面的、有針對性的接觸與交流。在此人們通過交談,也通過非語言形式的交流,相互了解,建立信任。這種交流完全是因人而異、有的放矢的,因而也就容易取得成效。這是展覽會無可取代的優(yōu)勢所在。有些高技術(shù)產(chǎn)品或服務(wù)特別需要專業(yè)人員親自向顧客講解和演示,參加展覽會就顯得特別重要。
但是上述兩方面的挑戰(zhàn)是客觀存在的,展覽會必須積極地適應(yīng)這些變化,采用有效的對策,才能長期立于不敗之地。對此不少專家展開討論,共同的意見是展覽會的地位作用必須重新定義,要把參加展覽會與企業(yè)整個公關(guān)工作、企業(yè)整體形象樹立和宣傳有機地接合起來,要采取各種可能的措施降低參展成本。落實這些原則首先體現(xiàn)在展臺的設(shè)計與搭建上。展臺的設(shè)計應(yīng)體現(xiàn)和加強企業(yè)形象,反映企業(yè)精神。展覽會不再是擺攤推銷賣貨,它不應(yīng)再孤立地展示個別的產(chǎn)品,而是以產(chǎn)品為載體通過綜合的手段展示企業(yè)整體,它的能力,它的檔次。除了產(chǎn)品本身的介紹和推銷之外,這些手段還要包括廣泛的信息傳播、交流、廣告、公關(guān)和咨詢等。使觀眾在了解產(chǎn)品的同時,也在一定程度上加深了對企業(yè)的印象。因此在展臺設(shè)計與搭建時,要圍繞這個中心,做到以下幾點:
充分利用各種可能的要素,例如,展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品,不斷給觀眾以新鮮感,刺激其好奇心,使他們對展臺產(chǎn)生興趣,進而產(chǎn)生與展覽者談話的愿望。
展臺的設(shè)計要強調(diào)個性,同時要在空間上和氣氛上方便交談,如果能使人在此既有“別有洞天”之感,又仿佛賓至如歸,那就理想不過了。
展臺要素的配套使用還應(yīng)有助于增強工作人員談話內(nèi)容的說服力,使顧客的瞬間好感在有限的時空內(nèi)能夠反復(fù)得到證實和加強,為展覽會后的聯(lián)系打下基礎(chǔ)。
展臺設(shè)計還要考慮到與展覽會期間企業(yè)計劃舉辦的其它活動配套。越來越多的大企業(yè)把展覽會當(dāng)成了進行題公關(guān)活動的好場所,除了展覽本身以外,他們還在展覽會期間同時舉行各種各樣的會議、研討會、表演或招待會等活動,因為展覽會期間觀眾量大而且集中,這些活動與展覽同時舉行,影響大又節(jié)約開支。這在另一方面對展臺搭建提出了新的要求。歸根結(jié)底,企業(yè)對參展的態(tài)度還取決于經(jīng)濟上是否劃算。因此在保證效果的同時,還要算好經(jīng)濟賬,盡可能使用新型的、可重利用的展臺材料,認真研究設(shè)計方案,減少不必要的開支。一言以蔽之,對企業(yè)來說,當(dāng)然少花錢多辦事最好。但是這是說起來容易,做起來難的事情。它需要展臺設(shè)計和搭建人員更加具有想象力、創(chuàng)造性和靈活性。
于是現(xiàn)在有這樣一種趨勢,即大企業(yè)開始撤銷內(nèi)部的展覽會負責(zé)部門,而把展覽會整個設(shè)計組織委托給展覽會服務(wù)公司或者類似的廣告公司,從展臺設(shè)計到各種配套活動的舉辦,均由后者負責(zé)計劃、組織和實施。這一方面提高了展覽會建設(shè)的專業(yè)化程度,另一方面也給了企業(yè)討價的可能性。所以有關(guān)廣告服務(wù)公司在價格和時間方面的壓力往往是很大的,但可能也唯有如此,才能有效促進展覽行業(yè)專業(yè)化的進程,使其更加適應(yīng)市場競爭的要求。