削減展會預(yù)算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預(yù)算，但是什么項(xiàng)目該保留，什么可以削減他們不會有明確的或具體的指示。這個(gè)責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來承擔(dān)。這不是一件容易的事情，因?yàn)槿绻髁隋e(cuò)誤的決定，可能首先就會影響你的工作。
對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時(shí)，主管參展的經(jīng)理就會陷入困境之中，某些項(xiàng)目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？
對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷地對公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么，這是從許多次的實(shí)驗(yàn)和錯(cuò)誤中總結(jié)出來的削減預(yù)算的重要規(guī)律。
可以削減的預(yù)算在我們討論什么費(fèi)用必須支出之前，讓我們先看看什么費(fèi)用容易削減。有幾種方式可供選擇。
1.盡量減少贈品的費(fèi)用現(xiàn)場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產(chǎn)生這樣的想法“這個(gè)人可能不是我們的目標(biāo)客戶”，英特爾公司一位曾經(jīng)負(fù)責(zé)參展的專家這么認(rèn)為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項(xiàng)目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費(fèi)從5000美元到3萬美元不等，特別在一些大型展會上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會并送出相應(yīng)的贈品，那么可能節(jié)約的費(fèi)用將達(dá)到6位數(shù)。
即使你沒有參加那么多展會，你也可以計(jì)算一下在贈品方面節(jié)約的費(fèi)用：根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查，贈品是提高預(yù)算的典型開支，經(jīng)常占到展會預(yù)算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會時(shí)在贈品上花費(fèi)了大約3萬美元，占總的參展費(fèi)用的1.5%。
2.降低展位清潔服務(wù)的費(fèi)用在一些小的展位上，比如說，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經(jīng)驗(yàn)的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因?yàn)檫^了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費(fèi)用一年平均每個(gè)展會可以節(jié)約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準(zhǔn)。
3.不租植物省去眼花繚亂的盆景，你可以節(jié)約250美元到1800美元。有的公司一年可以節(jié)約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣
4.展位上少裝電話展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費(fèi)用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經(jīng)批準(zhǔn)的長途電話。
不可削減的費(fèi)用每一個(gè)老練的展會管理者都會有自己的經(jīng)典原則，決定什么花銷是必須的，參展商也可以從這些經(jīng)驗(yàn)中學(xué)到更多。
1.保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性這是參展致勝的法寶，一位資深的市場傳訊經(jīng)理認(rèn)為，參展商必須保證年復(fù)一年展會工作之間的關(guān)聯(lián)性。如果不注重這個(gè)規(guī)律，工作將充滿了不確定性。參展后跟蹤客戶將使你知道什么展會是高回報(bào)的，什么展會你可以不參加。如果參展商有一次沒有追蹤客戶信息，那么下次可能要花幾年的時(shí)間恢復(fù)這個(gè)信息并要多花成百上千的錢。
2.高水準(zhǔn)的銷售團(tuán)隊(duì)聚會這是一條非常關(guān)鍵的經(jīng)驗(yàn)，作為參展商一定要花時(shí)間面對客戶。不能削減客戶與你的管理層、關(guān)鍵銷售人員以及市場人員的會面機(jī)會。貿(mào)易展會是一種有效的與客戶溝通的方式。比如說在Comdex展會上，英特爾公司的市場分析家要與來自世界各地的100多位客戶面談。如果要送一位高層管理人員去客戶所在的地方會面，平均每一次旅程大約需要花費(fèi)5000美元。而在Comdex上一位管理人員可以會見25個(gè)重要客戶，這一項(xiàng)就可節(jié)約10萬美元左右。在展會上公司高層與客戶見面能夠節(jié)約多少錢是很難估算的。想象一下，如果有10位公司高層管理人員在展會上與100位客戶見面，將節(jié)約多少費(fèi)用。這么估算一下，貿(mào)易展會是一個(gè)很便宜的與客戶接洽的機(jī)會。
3.重點(diǎn)產(chǎn)品的展示推廣費(fèi)用不可少重點(diǎn)產(chǎn)品信息的發(fā)布和宣傳費(fèi)用是不可缺少的。展會現(xiàn)場是發(fā)布產(chǎn)品信息的重要場所。當(dāng)然，新聞媒體也能做到這一點(diǎn)，但是客戶不能親眼看到真實(shí)的產(chǎn)品，也不能親身體驗(yàn)新產(chǎn)品。不過，不是所有的展會都能做到讓顧客對公司以及公司的產(chǎn)品有直觀的認(rèn)識。有經(jīng)驗(yàn)的參展商會花一筆錢雇傭受過訓(xùn)練的專業(yè)人員，他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產(chǎn)品，用最少的時(shí)間獲得最多的回饋，這筆預(yù)算是不可節(jié)約的。
4.殷勤招待客戶在展會上讓你的客戶高興是參展的主要理由之一。所以殷勤招待客戶的費(fèi)用不可少。參展商也許需要為此舉辦一些酒會或者活動，用來加固與客戶之間的聯(lián)系。一位參展商這么說，客戶是我們參展的理由，也是我們做生意的理由。