如何將展覽品安全、準(zhǔn)時、經(jīng)濟(jì)地運到展在國的展覽館，并復(fù)運回國？一般均全權(quán)委托外運公司進(jìn)行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進(jìn)行）。按外運公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。
應(yīng)該提請注意的事項尚有：
抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能。
展覽品使用出口包裝，具備集裝箱運輸條件的，盡量使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量地配載時考慮到港后卸貨的便捷。
嘜頭、箱號、裝卸運輸標(biāo)志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類標(biāo)志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標(biāo)志。
需要加以說明的幾點是：
送海關(guān)之一式兩份的展覽品清單：
. 樣張;
. 分類列出.通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；
. 文種系展出國文種與展在國文種相對照；
. 有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重；
需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書；
對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
2、展覽品的安全與保險
出國展覽品的投保，我國一般在國內(nèi)投保，投保的項目，一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補(bǔ)償。但補(bǔ)償永遠(yuǎn)不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機(jī)，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關(guān)緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度，都應(yīng)完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些“價值連城”的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點加以保護(hù)，力求做到萬無一失。
小賣品的銷售方式：
小賣品的出售，賺點錢不是主要目的，從展覽現(xiàn)場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進(jìn)展覽品的銷售和獲取大批定單位，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀(jì)念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當(dāng)?shù)叵M市場的一次良機(jī)。從這最后一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進(jìn)去作些現(xiàn)場考察和交談。
小賣品出售方式，大體有三種：一、自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團(tuán)力量牽進(jìn)過多，而常常贊成本末倒置，削弱了展覽與成交的工作；二、同當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商或代理商合作經(jīng)營，銷售設(shè)備和大部分售貨員由當(dāng)?shù)睾献髡哓?fù)責(zé)，可以大大減輕展覽團(tuán)的工作量；三、將小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；第二。為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應(yīng)與經(jīng)銷代理訂立關(guān)于銷售價案同當(dāng)?shù)厥袌鰞r格差價的幅度：通常低于當(dāng)?shù)厥袃r的10%左右。
展覽品的處理
對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
國內(nèi)指定不出售的，應(yīng)原件運回；貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光彩失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術(shù)品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。
展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復(fù)使用價值的東西，出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。
一個展覽會的價值，往往會被為數(shù)不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團(tuán)為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術(shù)展覽為些提供了良好的經(jīng)驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當(dāng)?shù)氐馁澲鷻C(jī)構(gòu)派人送到當(dāng)?shù)氐囊恍?zhǔn)買主手中，這就為目標(biāo)買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關(guān)宣傳工作。結(jié)果，銷售成績極佳。