一事不煩二主
一般認(rèn)為：撤展時(shí)間大致相當(dāng)于布展時(shí)間的一半。這里談到的撤展并不僅僅是說(shuō)拆除展臺(tái)，它還包括將你帶來(lái)的所有展品重新打包和轉(zhuǎn)運(yùn)離館的工作。
經(jīng)?？唇ú恼沟挠^眾會(huì)發(fā)現(xiàn)，德國(guó)格屋集團(tuán)的展臺(tái)總是“千篇一律”，原來(lái)它的設(shè)計(jì)方案是由總部統(tǒng)一制作的，每個(gè)展臺(tái)均由346件展具搭成。布展公司同時(shí)承擔(dān)撤展業(yè)務(wù)，由于雙方保持長(zhǎng)期合作關(guān)系，服務(wù)商對(duì)格屋公司展臺(tái)所使使用的展具性能了然于胸，撤展時(shí)自然駕輕就熟，這種運(yùn)作方式保證了展具可以有效地重復(fù)利用，降低參展成本。
“格屋”的經(jīng)驗(yàn)對(duì)大公司來(lái)說(shuō)，很有借簽意義，找一家信譽(yù)好的服務(wù)商，把你一年參加展會(huì)的布展、撤展等服務(wù)工作交給它打理，不失為一種明智的選擇。
防竊ABC
撤展是整個(gè)展覽活動(dòng)中最混亂的時(shí)刻，也是梁上君子喜歡光顧的時(shí)間段，如何做好防護(hù)工作呢？這里介紹幾種方法，你不妨一試：
A、“讓列寧同志先走”：就是把最貴重的展品由自己的員工先帶走，在開(kāi)展前，可根據(jù)展品的貴重程度列出一張裝箱順序表；把不方便攜帶的貴重展品提前裝箱。在撤展人員進(jìn)入展臺(tái)之前完成“堅(jiān)壁清野”。
B、“謝絕參觀”：在閉展前半小時(shí)，把展位用透明膠帶封閉起來(lái)，外面貼張安民告示：“本展臺(tái)已關(guān)閉，謝謝您的惠顧，下次展會(huì)再見(jiàn)。
封閉展臺(tái)有全封閉與半封閉之說(shuō)，如果你是一家小公司，參展人員有限，最好實(shí)施全封閉，可以集中精力做好撤展工作；但如果你是家像耐克那樣的大公司，就可以采取只封閉產(chǎn)品展示區(qū)的運(yùn)作方式，撤展與商務(wù)洽談互不干擾；
C、“明碼標(biāo)價(jià)式”：偉達(dá)公司在體博會(huì)撤展時(shí)，它的市場(chǎng)部經(jīng)理發(fā)給服務(wù)商一份展品裝箱單，上面清晰地注明大到運(yùn)動(dòng)器械小至乒乓球的裝箱位置，托運(yùn)箱一到展位，服務(wù)商按圖操作，20分鐘就將54平方米展區(qū)內(nèi)的所有展品歸位。當(dāng)然，畫(huà)裝箱圖會(huì)耽誤你一點(diǎn)時(shí)間，涉及到小展品時(shí)可能要更煩瑣，但至少能保證你的展品完璧歸趙，也會(huì)提高撤展效率，受益的還是你。
難纏的“大塊頭”
大型展品的離館確實(shí)是件麻煩事。撤展時(shí)，館內(nèi)幾十家參展商的近百件展品競(jìng)相“奪門(mén)而出”，會(huì)造成門(mén)口“交通堵塞”，延長(zhǎng)撤展時(shí)間，門(mén)外的運(yùn)輸車(chē)如果不熟悉展館路徑的話，也會(huì)誤事。在進(jìn)館布展時(shí)，你最好就帶著承運(yùn)商熟悉一下展館環(huán)境，根據(jù)自己展位的位置，制訂出最佳撤展路線，與承運(yùn)商敲定接貨時(shí)間和準(zhǔn)確地點(diǎn)。如果展品較多，需要借用館內(nèi)車(chē)外運(yùn)，恐怕你就要多費(fèi)些心思。盡管你可能已經(jīng)提前向服務(wù)商預(yù)交了運(yùn)輸費(fèi)用，但在撤展時(shí)，展商對(duì)車(chē)的需求會(huì)急增，粥少僧多，你預(yù)訂的車(chē)能否按時(shí)趕到就是一個(gè)問(wèn)題。合同并不能保證細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確執(zhí)行，最好在布展時(shí)就與開(kāi)車(chē)的師傅聊聊天，有時(shí)“靈活的技術(shù)處理”比守株待兔更管用。
易碎展品的裝箱最好由自己人來(lái)干。三星（天津）光電子有限公司的員工在撤展時(shí)，人手一份詳細(xì)的產(chǎn)品安全包裝說(shuō)明書(shū)，他們剛剛參加完第七屆中國(guó)國(guó)際照相機(jī)械影像器材與技術(shù)博覽會(huì)。這份說(shuō)明書(shū)上注明了各種展品在打包入箱前應(yīng)使用的不同包裝材料。比如：相機(jī)在入箱前應(yīng)以防震材料加固；感光展品以防潮、避光材料包裹。三星員工只要按圖操作，就可相安無(wú)事。如果你是一家小的參展企業(yè)，在撤展時(shí)需要服務(wù)商幫忙，事先最好與服務(wù)商簽訂一份協(xié)議，明確指明哪些展品“比較嬌氣”，提醒服務(wù)商在搬運(yùn)時(shí)要特別小心，在合同中應(yīng)注明違約責(zé)任和賠償金額。
各司其職 進(jìn)退有序
在組織撤展時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要合理分配員工，明確崗位職責(zé)。一般要安排一位員工負(fù)責(zé)展品裝箱工作，他的主要任務(wù)是保證展品及時(shí)、準(zhǔn)確地打包裝箱兼顧展品安全；辦理退展手續(xù)也要有專人打理，涉及租用展具的歸還、相關(guān)費(fèi)用的結(jié)清等手續(xù)問(wèn)題，最重要的是要從組展商手中領(lǐng)到出門(mén)條，才能保證讓本公司的展品離館。因此，最好安排老手做這件事情。展品出館后，要及時(shí)與承運(yùn)商溝通，如果展品需要中途轉(zhuǎn)運(yùn)，最好安排一位身強(qiáng)體壯、責(zé)任心較強(qiáng)的員工全程負(fù)責(zé)監(jiān)督。撤展時(shí)產(chǎn)生的一些垃圾，不要隨處亂扔，碼放整齊移交給相關(guān)服務(wù)人員處理，在我們獲得商機(jī)的同時(shí)，也可為環(huán)保盡份心。
人員組織好，撤展就會(huì)巧，中間環(huán)節(jié)銜接緊密，撤展就會(huì)順順利利。