對于企業(yè)來說，參加展覽會的目的是能夠取得滿意的效果，最擔(dān)心的是耗費大量精力卻勞而無功。如何選擇適合自己的展覽會？企業(yè)不妨從以下幾個方面考慮:
選擇合適的地點和時間。企業(yè)通過參加展覽會拓展新市場是事半功倍的方式，一則可以了解同行信息，二則可考察當(dāng)?shù)氐氖袌鲂枨蠛蜐摿Γ齽t可通過參展期間與當(dāng)?shù)卮斫?jīng)銷商的廣泛接觸，物色合適的合作伙伴。
判斷展會性質(zhì)。會展業(yè)競爭到一定程度時難免出現(xiàn)良莠不齊的情況，因此，正確判斷展會性質(zhì)是否適合企業(yè)參加，是企業(yè)參展前必做的功課。
考察主辦方和承辦方的資質(zhì)與水平。展會能否成功舉辦并取得良好成果，取決于主辦方和承辦方在各個環(huán)節(jié)上的工作細節(jié)、配合和績效，參展企業(yè)可以通過與展會主辦方的反復(fù)接觸，觀察和了解主辦人員在操作中的表現(xiàn)，以判斷主辦方和承辦方的資質(zhì)和水平是否有能力舉辦高成效的展會。
了解展會的歷史和推廣。展會的宣傳廣告占據(jù)了展會舉辦成本中很大的比例。一個展會最終能取得多大的效益，往往取決于展會宣傳和廣告的進行程度和成效。參展企業(yè)在決定是否參展前，應(yīng)全面了解展會的宣傳力度，并由此判斷展會主辦方的計劃可能帶來怎樣的效果，這是企業(yè)參展前最應(yīng)了解的事項之一。如果是舉辦多年的、影響力強的知名展會，這一點就僅供參考了。
了解同行態(tài)度。行業(yè)名牌產(chǎn)品參加展會，既可提高展會的檔次和吸引力，也能帶動其他產(chǎn)品的參展效益。企業(yè)在計劃參展時，應(yīng)多向業(yè)內(nèi)企業(yè)和人士了解參展態(tài)度和評價，從而確認該展會可能達到的規(guī)模與影響。
二、在展品托運、展臺搭建等方面有哪些注意事項？
企業(yè)應(yīng)該在本次展會的布展日將展品運達展館，以便順利布展，在展品托運方面可以參照主辦方參展指南里相應(yīng)的詳細說明，如指定展品托運物流商、展品要加貼組織方要求的嘜頭、收件人、地址等。
展會布展及施工相關(guān)規(guī)則：
1、搭建物必須建在承辦單位劃定的范圍以內(nèi)。
2、所有搭建物不能封頂，與天花的距離不少于50CM，與墻的距離不少于60CM。
3、不得使用燃或易燃材料進行搭建和裝修，不得將消防器材挪作它用，搭建物及展品不得阻擋消防栓，不得占用消防通道。
4、展場內(nèi)不準(zhǔn)生火，如需動火作業(yè)（明火、電焊、氣焊），必須通過承辦單位事前向保安部申報，經(jīng)批準(zhǔn)領(lǐng)取動火證并做好現(xiàn)場防范工作，方可施工或表演。若不按規(guī)程和不帶焊工證操作，予以追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、參展單位聘請私人承建商對展位進行特裝工程，須向展館方支付展場施工管理費。
6、所有參展商不得使用萬用電源插座及插頭。
7、展位電力供應(yīng)將于每日展覽會結(jié)束后30分鐘關(guān)閉，若需要24小時電力供應(yīng)，請盡早與承辦機構(gòu)聯(lián)系并需另付費用。
三、如何在展會中充分利用宣傳平臺和機會，做好自己的宣傳，實現(xiàn)展會現(xiàn)場效果最大化？
在一定規(guī)模的展覽會里，幾百個展位堆在一起，當(dāng)上萬名參觀者蜂擁而至?xí)r，如何讓更多的參觀者注意到您的公司確實要花一點心思。在以前，很多參觀者是到了現(xiàn)場才臨時決定參觀什么展位，這時布置新穎的展位確實能吸引到這類參觀者的注意。但現(xiàn)在，越來越多的參觀者會事前大概定好需要參觀的展位，情況就大大不同了，如不事先做好準(zhǔn)備，這些參觀者也許就會與您擦身而過。
據(jù)調(diào)查，參觀者參觀那些曾經(jīng)在展前寄發(fā)過邀請函的參展公司比參觀其他公司的展位機會大4倍，可見展前做好宣傳十分有效。但除了發(fā)邀請函外，還有其他一些辦法可以更有效地提高您公司的知名度，不妨一試。
最常用的辦法是準(zhǔn)備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給您想邀請的參觀買家，讓他們必須到您的展位上才能湊成完整的一份禮品。事實證明這種辦法確實能有效提高觀眾對某個展位的訪問率。
更有花心思的參展商制作一些小冊子，介紹展會當(dāng)?shù)氐慕煌?、旅游、食宿、風(fēng)俗等情況，免費派發(fā)給展會參觀者。由于相當(dāng)一部分參觀者遠道而來參加展會，參展之余確實想在展會當(dāng)?shù)睾椭車奶幾咦?，這些小冊子正好能幫上大忙。
企業(yè)參加某一展會，目的是能夠獲取參展的最佳效果。因為展會時間短，加之現(xiàn)場環(huán)境嘈雜、人多擁擠，要想獲得預(yù)期的效果，參展企業(yè)應(yīng)注意以下幾點事項:
1、展會現(xiàn)場安排。對于展位相對較小而參展人員較多的企業(yè)來說，在展會現(xiàn)場和觀眾洽談的空間會顯得比較狹窄、擁擠，很難實現(xiàn)交易的順利進行，有必要在展館周圍的賓館、酒店租用會議室，或者在下榻賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創(chuàng)造較為寬松的環(huán)境，而且可以利用夜晚等閉館時間更廣泛、更深入地接觸經(jīng)銷商。
2、統(tǒng)一口徑應(yīng)對。洽談的原則是所有的人都應(yīng)統(tǒng)一口徑，不能出現(xiàn)招商政策不一致的錯誤，否則會招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就招商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什么樣的說辭，面對不同經(jīng)銷商該如何處理，這都需要給出細致明確的方案。
3、崗位合理分配。根據(jù)參展人員的能力、經(jīng)驗，分配工作任務(wù)，商務(wù)談判、對外聯(lián)絡(luò)、后勤保障、展會信息搜集等，凡事都應(yīng)具體到人，主次分明，這樣才能在實戰(zhàn)中分工合作，相輔相成。
4、注重形象禮儀。任何一個參展人員都是代表企業(yè)面對客戶的，個人行為舉止如何，對企業(yè)品牌而言，并非小事一樁。做市場首先是做人，經(jīng)銷商再有實力，如果素質(zhì)太差就不能將其發(fā)展為代理商；同樣，好的經(jīng)銷商也會這樣考察企業(yè)。員工的素質(zhì)反映企業(yè)文化，企業(yè)文化差勁的公司經(jīng)銷商也會敬而遠之。
因此，所有參展人員都應(yīng)注意自身形象，面對客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統(tǒng)一穿著企業(yè)商務(wù)裝。
5、靈活掌握政策。同類產(chǎn)品的地區(qū)表現(xiàn)往往差異很大，這就不能強求經(jīng)銷商必須遵照同樣的條款才能獲得代理資格。面對這些情況，企業(yè)需要在權(quán)衡整體利弊的情況下靈活應(yīng)用招商政策。
四、在展會期間和展會會后，如何有效地開展業(yè)務(wù)工作？有哪些注意事項？
大展即將開始，對于參展企業(yè)來說，應(yīng)該進行的工作很多，參加一次展會就是抓住一個機會，絕對不可以浪費，所以如何讓參展達到最好的效果，就成為最重要的問題。
在進行各種準(zhǔn)備之前，有一點應(yīng)該是企業(yè)必須明確的，那就是：確定展會你想達到的目標(biāo)。據(jù)德國展覽協(xié)會（AUMA）的分析，企業(yè)參展的目標(biāo)有基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)、銷售目標(biāo)。銷售是最終的目標(biāo)，但并不是展覽會上最重要的工作。IFO公司的調(diào)查也認為，企業(yè)參展要達到的目標(biāo)有宣傳企業(yè)形象、提高企業(yè)聲譽、密切與客戶的聯(lián)系、新產(chǎn)品的引入、提高產(chǎn)品的知名度、交流信息等目的，而且其目標(biāo)中有70％的內(nèi)容是為了結(jié)識新客戶。
企業(yè)參展的根本目的是為了銷售，但這并不意味著只有參展時簽的定單數(shù)才能體現(xiàn)參展效果。企業(yè)參展除了展示新產(chǎn)品、提升企業(yè)知名度外，還是了解市場變化的最佳途徑，市場上什么樣的產(chǎn)品最受歡迎，你的競爭對手的各種動態(tài)，這些都將是展會帶給你最有價值的東西，這能讓你及時地對自身的戰(zhàn)略進行實施和調(diào)整。
明確目的后就要開始針對此次目的采取相應(yīng)的參展措施，以下措施筆者認為是最基本而必要的：
1、詳細了解展會
工具：展會中需要的工具很多，展會主辦方能提供的有哪些，有多少東西是需要自己準(zhǔn)備的。這細致到桌椅板凳水電等，不詳細了解清楚，在展會時再尋找調(diào)配就未免太倉促。
活動：展會主辦方一般都會舉辦很多種活動配合展會造勢，這些活動包括一些比賽、技術(shù)講座等等，企業(yè)如果能參與這些活動，將會得到很多信息和宣傳機會。
展會廣告：展會的會刊和室外場地廣告，對展會和場地熟悉的企業(yè)就會獲得良好的宣傳效果。
2、充足準(zhǔn)備工作
費用預(yù)算：參展企業(yè)應(yīng)提前做好費用預(yù)算。參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票或火車票等長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、設(shè)備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。
展覽資料：宣傳單張或者手冊是宣傳企業(yè)最基本的工具，企業(yè)要想得到好的宣傳效果，展覽資料非常重要，可以展現(xiàn)一個企業(yè)的水平和實力。
參展人員：參展人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：對公司的產(chǎn)品和技術(shù)等專業(yè)知識有較深入的了解；自信、適應(yīng)能力強；性格外向、易于與人交談溝通。
參展服飾：直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應(yīng)穿著正式、統(tǒng)一的服裝，一方面代表公司的形象，也是對參觀者的尊重。
高雅莊重的著裝會帶給參觀者良好的印象。
布展：展位就是戰(zhàn)場，有利的戰(zhàn)場才適合作戰(zhàn)。展位的布置很講究，不是花錢多就一定好，要通過展位突出個性特色，在眾多的展位中引人注目；同時能突顯企業(yè)目的，有利于推出產(chǎn)品或者提升形象。
3、觀察媒體動向
媒體是面向大眾的窗口，在展會時尤其需要注意媒體動向。哪家媒體會進行專題報道，哪家媒體會進行直播，這些都需要留意。把握時機，及時向媒體推銷自己是很重要的。
除了這些基本事項外，還有一些小細節(jié)需要注意，比如說吃飯。展會人員一般都吃盒飯，但在哪里吃就是個問題。有的企業(yè)在這方面非常注意，會在展廳選擇一個角落或者遮板后吃，而有些企業(yè)就放在展臺的桌面上大吃特吃，整個展位高雅、整潔的形象頓時就被破壞了。這雖然不是個大問題，但卻很能體現(xiàn)出整個公司的層次和素質(zhì)。
幾天的展會結(jié)束后，回到公司。這并不意味著對此次展會要做的工作已經(jīng)結(jié)束。相關(guān)業(yè)務(wù)人員還需要根據(jù)展會現(xiàn)場不同表現(xiàn)的客戶類型，采取有針對性的措施，以促進銷售。
展會現(xiàn)場的客人，一般歸為以下幾類：
1、現(xiàn)場簽合同的客戶。
對于此類客戶，回來后一般都要按照他的要求給他詳細的資料，接著便要求他開證，或匯訂金過來。不過這些跟你簽過合同的客戶也并不表示就一定會給你下單，現(xiàn)在這種情況已經(jīng)很普遍：有些客戶跟你簽過合同了，但過后他在其他的供應(yīng)商那里有了更好的價格或更好的ITEM，便會把單下給別人?；蛘呋厝ズ笫袌霭l(fā)生變化，決定發(fā)生改變而取消訂單等等。對于此種客戶，也要小心溝通，一旦出現(xiàn)對方遲不開證或不匯訂金的情況，請?zhí)岣呔洌皶r跟他溝通，看是否出現(xiàn)什么問題，并采取相應(yīng)的措施，說不定你就能挽回一個訂單，一個客戶。
2、有意向要下單的客戶。
這有點像網(wǎng)上詢價，只能從你與他們的溝通中判斷出此客戶的潛力程度。一般產(chǎn)品問的越詳細，條款談得越仔細機會越多。對于這些客戶，回來后要及時聯(lián)系，把所有的資料和所涉及到的問題標(biāo)明清楚給他發(fā)去，也馬上落實打樣(一般這些客戶都會要求打樣)。對于這些客戶，我們也常碰上寄了樣品就沒了消息的情況，最常見的原因便是他們在收到所有樣品(包括別人的樣品)后沒有擇取你們的產(chǎn)品下單，或者市場發(fā)生了變化等等。那也不要放棄，保持聯(lián)系，有新的產(chǎn)品及時向他推薦，以后還是有合作機會的。
3、對某個條款或價格談不來的客戶。
回來后即使你們決定能按他的要求來做，也不要馬上妥協(xié)，先發(fā)個郵件或打個電話(還是堅決你們先前的決定)看看情況再做決定。如果客戶有一定的心軟，那你們就成功了；如果他堅持自己的決定，那你們可以妥協(xié)的話再向他妥協(xié)也不晚。
4、對要求發(fā)資料的客戶。
按他所說的要求盡可能把詳細的資料發(fā)給他。
5、對隨便看看，隨便問問的客戶。
在展會現(xiàn)場的時候，他只是去你們那隨便看看，問問，這些客戶沒底，說不定他們是在探行情。
對這些客戶就得憑他的名片來聯(lián)系了，如果名片有他們的網(wǎng)址那是最好了。先參觀參觀他們的網(wǎng)站，查清他們的底細，再按照不同的情況向他發(fā)不同的資料。說不定你們此次沒帶去參展的產(chǎn)品正是他們的主營產(chǎn)品。同時也要根據(jù)他在你們攤位看的那種產(chǎn)品發(fā)資料，看是否有合作的機會。
在溝通中我們經(jīng)常會遇到這種情況：發(fā)EMAIL給客戶后，客戶沒了消息。對于這種情況，我認為電話是最好的溝通方法，打個電話去，跟他溝通溝通，看看是怎么回事，怎樣的一種情況，是否可以采取措施解決。當(dāng)然對某些情況不緊急的客戶，請耐心等待些時間，隔幾天再發(fā)郵件，因為有些客戶回去后會休個假，有些客戶在展會結(jié)束后并沒有馬上回去。我就碰到過一個客戶，發(fā)了EMAIL半個月后才回復(fù)，說是剛到他們國家。對于一段時間后還沒回的客戶，這時一個電話是必須的。