懂得如何細看展覽會宣傳刊物和報告的數字,有助更容易掌握正確和有用的資料,從而做出適當的分析和選擇。
展覽館規(guī)模展覽會的規(guī)模,通常以所占用面積的大小作顯示。因展覽類別、招展反應, 攤位布局, 通道大小等因素的不同,個別的展覽會在同一展廳內實際裝建的攤位數目和面積可能有很大差別。所以, 一個展覽會的規(guī)模, 應以實際參展商數目和裝建展攤的凈面積來衡量。
在展覽館的宣傳物上,展館場地大小是不可或缺的資料。每個展覽館的設計和布局不盡相同——大堂、通道、會議室、宴會廳、餐飲設施、夾層、室外展場、服務區(qū)等所占面積不一, 所以同樣一個5萬平方米的展覽館,實際可供“展覽用途”的面積可能有很大的差異。再者, 展覽廳形狀、立柱數目、防火和服務設備分布等,亦會對實際可設展位數量和面積有直接影響。一個無柱長方形展廳,其可設展位面積比率可達65%;而一個非長方形帶立柱展廳,同樣比率可能只有40%。故此,在分析一個展覽設施規(guī)模時,應注重展廳數目和每個展廳可容納多少個標準攤位(3x3米)等相關資料。
展覽會數量一個展覽館在宣傳時, 常以接待或承辦展覽會的數目作推廣。我們應認識到, 有不少題目相關的展覽會是由同一主辦者同時同地舉辦,以減輕成本或互補不足, 這是慣常的發(fā)展策略和商業(yè)考慮，可以理解。 所以一個展覽館顯示每年承接展覽會的數字, 可能遠多于實質“展覽活動”的數目。
展覽館使用率一般而言, 展覽館的全年使用率應介乎25%與50%之間。因展覽會的特有性質和明顯的淡旺周期, 一個展覽館的使用率,甚少超過60%。現時國內對于展覽館使用率的定義, 并未有一套公認的計算標準。不同展覽館可能用完全不同的子數(租用日數、毛租用面積、凈使用面積等)和基數(年月總日數、展場總面積、個別展廳面積等)作計算方法, 所得的使用率會有極大的差異因此很難作有意義的比較。
觀眾數目展覽會主辦者常以大量的觀眾數目來標榜展覽會的成功。須知與一個展覽項目相關的專業(yè)觀眾有一定限量, 亦沒有可能所有相關人士全部前來參觀同一個展覽會。過分龐大的觀眾數量，只會令人懷疑其真實性。試問在短短的數日展期中, 一個展商如何有效地招待“成千上萬”的觀眾？所以,一個專業(yè)的展覽會,觀眾或買家的“質”比“量”更為重要。
交易金額對于透過展覽會促成交易金額的有關報告和數據，筆者通常持保留態(tài)度。在現時競爭激烈和復雜的商業(yè)環(huán)境下,一個專業(yè)展覽會, 現場即時交易的情況不會大多, 展商亦不太可能在展覽會完結后不久,能精確地提供交易金額的資料。同樣因商業(yè)理由, 展商未必愿意透露確實交易金額的數字。再者,展商沒有合約責任申報真實的相關資料, 所提供的數字,可能與實際情況有很大出入而展覽會主辦者無權亦無從復核。